E-Mail rechtssicher archivieren

Neben dem begründeten Eigeninteresse eines Unternehmers an einer sicheren E-Mail-Archivierung (z.B. in Bezug auf simple Datenrekonstruktion, beweisrelevante Dokumentation oder Mailserverentlastung), gibt es zunehmend auch rechtliche Komponenten, die beachtet werden wollen (1):

In der heutigen Zeit wird das Medium „E-Mail" immer mehr für steuerrelevante Korrespondenz genutzt. Auch aus diesem Grund hat der Gesetzgeber hier verpflichtende Vorgaben erlassen, wie solche Nachrichten vorzuhalten sind. Auch wenn derzeit deren Einhaltung nicht streng kontrolliert wird: Fachleute gehen davon aus, dass spätestens mit online-Steuerprüfungen diese gesetzlichen Zugriffsmöglichkeiten an Wichtigkeit und Nutzung stark an Bedeutung gewinnen werden.

Unternehmer oder IT-Verantwortliche könnten sich hierbei mit dem Antrag auf Herausgabe einer E-Mail konfrontiert sehen, die über 10 Jahre alt ist - für viele eine unlösbare Aufgabe. Doch nicht nur die Archivierung an sich, auch die Anforderungen an die Art und Weise der Mail haben sich stark entwickelt.

Sicher ist: ein einfaches Brennen auf CD oder DVD genügt dem Gesetzgeber nicht, dies gilt als nicht rechtssicher. Doch wie sichert man nun so, dass allen genüge getan ist rechtssicher"?

In den meisten Firmen gibt es eine „gewachsene" E-Mail-Organisationsstruktur. Oft ist es deshalb nötig, die bestehenden Abläufe vorab neu zu organisieren, bevor die entwickelten Konzeptionen umgesetzt werden können. Zu klärende Fragen können hierbei sein:

  • Inwieweit dürfen MitarbeiterInnen die geschäftliche E-Mail-Adresse privat nutzen? (Datenschutzbestimmungen bzgl. der Archivierung)
  • Wie werden relevante E-Mails vorab gefiltert? (ökonomisch sinnvoll: um zumindest Spam-E-Mails nicht mit in das Archiv aufzunehmen)
  • Welches E-Mail-Aufkommen gab es über die letzten Monate? (Archiv-Größen, Kapazitäten-Berechnung)
  • Wie kann eine firmenweite Archivierungs-Richtlinie aussehen und durchgesetzt werden? (die den rechtlichen, unternehmerischen und firmen-philosophischen Gegebenheiten gleichermaßen entspricht)
  • Welche Sicherungsmethode wird bevorzugt? (interne Hardware, interne Software, ausgelagert - eine Frage der Philosophie und des Budgets)
  • Usw.

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(1) ähnlich dem Verlauf bzgl. der gesetzlichen Impressumpflicht auf Websites oder der Signaturpflicht für versandte E-Mails.